Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäen blogi

Kohti parempaa IT:n ja liiketoiminnan yhteistyötä. Osa 2/4: Tehokkuus ensin!

Share |

Tiistai 12.3.2019 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki


Tehokkuus_ensin_720x405.jpg

Kun palveluyksikön perusasiat ovat kunnossa eli palveluyksikkö toimii ja tuottaa niitä peruspalveluja, joita asiakkaat kipeästi tarvitsevat, on saatu hetki aikaa, jonka voi käyttää joko laakereilla lepäämiseen tai yksikön tehokkuuden parantamiseen. Suosittelen lämpimästi jälkimmäistä.

Tärkeää on myös pitää aloite koko ajan omissa käsissä. Joskus seuraava askel on selkeä mutta usein etenemisvaihtoehtoja on useita. Silloin olennaista on tehdä laskelmia eri vaihtoehtojen kannattavuudesta. Näissä laskelmissa nykytila on aina yksi vaihtoehto. Laskelmat ovat osoitus siitä, että vaihtoehtoja on mietitty, vaikka pidättäydyttäisiinkin nykyisessä toimintatavassa. Laskelmat ovat suoja mielivaltaisia kehitystoimia vastaan.

Kehittämisen lähtökohta on hyvä ottaa selville. Kuinka tehokkaita olemme nyt ja jos mahdollista, miten vertaudumme muihin samantyyppisiin palveluyksikköihin? Koko organisaation IT-kustannusprosentti on yksi varsin yksinkertainen, joskin vain suuntaa-antava luku. IT-palvelujen TCO eli Total Cost of Ownership on toinen. Molempien lukujen huono puoli on siinä, että ne käsittelevät vain kustannuksia ja laatupuoli jää pimentoon. Sitä voi muuttaa rahaksi IT-ympäristön häiriöitä käsittelevällä käyttäjäkyselyllä.

Kolmas asia, jonka tässä vaiheessa haluan nostaa esiin, ovat tyytyväisyyskyselyt. Niistä pitäisi muodostua kattava kuva palveluyksikön kokonaistyytyväisyydestä: kuinka tyytyväisiä ovat käyttäjäasiakkaat, entä omistajat ja johto. Entä oma porukka? Mitkä ovat tyytymättömyyden aiheet, voiko mielipiteensä antaneiden kenttää segmentoida tarkemmin toimenpiteiden kohdistamiseksi tarkemmin.

Tyytyväisyystutkimusten ja TCO-tyyppisten kustannusrakennetutkimusten tulokset ovat mittaustuloksia ja mittaamisen ottaminen yhdeksi palveluyksikön johtamisen välineeksi on tiedolla johtamisen lähtökohta. Mittauksilla voidaan myös varmistaa, että toimenpiteet tuottavat haluttuja tuloksia eli kehitystyössä mennään eteenpäin.

Tässä vaiheessa on hyvä katsoa myös palveluyksikön tuotantokoneistoa. Onko organisaatiossa vapaamatkustajia, alisuoriutujia, työilmapiirin myrkyttäjiä tai muita sellaisia, joista on päästävä eroon, jotta koko yksikkö kehittyisi? Miten prosesseja voidaan parantaa, eikä ainoastaan tuotannon ja palvelujen, vaan myös johtamisen osalta? Mikä on tehokasta ja hyvää, mikä tehotonta ja huonoa?

Lopuksi vielä kaksi asiaa: palveluluettelon (service catalog) tekeminen kuuluu niihin perusasioihin, joihin myöhemmät kehitystoimet nojaavat. Mitä palveluja tuotamme ja kenelle? Mitä palvelut sisältävät ja maksavat? Onko palveluluettelon erittelytarkkuus sopiva, joudutaanko paljon tekemään sellaista erikoistyötä, joka ei sisälly millekään palvelulle?

Ja sitten vielä viestintä! Millaisia sidosryhmiä palveluorganisaatiolla on ja miten niille viestitään? Tässä yhteydessä kannattaa ottaa huomioon Osmo A. Wiion (1928-2013) lait inhimillisestä viestinnästä.

Tässä luetteloidut kehitystoimenpiteet ovat sellaisia, joita palveluyksikkö voi ja sen myös oletetaan tekevän itse. Jotkut niistä osoittautuvat helpoiksi, jotkut kipeitä ratkaisuja vaativiksi. Muista, että jos kaikki olisi helppoa, hommat olisi tehty jo. Sinua tarvitaan juuri siksi, että palveluyksikkö vaatii muutoksia ja niiden aikaansaamiseksi on tehtävä päätöksiä ja varmistettava, että oikeansuuntaisia muutoksia todella syntyy.

Kirjoittaja on tuottavuusaktivisti ja tietokirjailija Reino Myllymäki, joka toimii myös IT Forumin puheenjohtajana ja Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsenenä. Hänen vuonna 2017 julkistettu kirjansa Tehokuus ensin! on saatavissa mm. Ketterät Kirjat Oy:n verkkokaupasta.

Avainsanat: tietohallinto, it-palvelut, tehokkuus, asiakasyhteistyö, yhteenlinjaaminen


Kommentoi kirjoitusta


Nimi:*

Kotisivun osoite:

Sähköpostiosoite:

Lähetä tulevat kommentit sähköpostiini