Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäen blogi

Kohti parempaa IT:n ja liiketoiminnan yhteistyötä. Osa 4/4: Kohti syvempää asiakasyhteistyötä

Torstai 28.3.2019 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

Tehokkuus_ensin_2_720x405_px.jpg

Palveluyksikön kehittämisessä voi riittää vähempikin kuin syvälliseen asiakasyhteistyöhön pääseminen. Voi olla, että asiakkaidesi kannalta on aivan riittävää, että palveluyksikkö toimii tehokkaasti. Siksi syvälliseen asiakasyhteistyöhön pääseminen ei voi olla mikään itseisarvo; mutta jos palvelusi ovat asiakkaallesi tärkeitä - esimerkiksi IT-palvelut alkavat olla jokseenkin joka liiketoiminnalle nykyään tärkeitä - hyvät palvelusi kannustavat asiakastakin syvällisempään yhteistyöhön.

Eli jos syvällinen asiakasyhteistyö on molempien osapuolten tavoitteissa, kannattaa edetä luomalla yhteinen johtamismalli yhteisille asioille. Business Relationship Managementia kannattaa luonnollisesti kehittää eteenpäin. Ja kannattaa luoda strategioita ja mielellään vieläpä asiakkaan kanssa yhteisiä.

Korkealentoisten ja pitkälle tähtäävien strategioiden yhteydessä kannattaa pitää jokapäiväinen tekeminen kunnossa - siinä riittää esimerkillä johtajalle töitä! Nimittäin kaiken huipulla on asiakkaan luottamuksen ansaitseminen - joka päivä, jokaisen palvelun yhteydessä ja jokaisen palvelutyöntekijän kohdalla!

Kirjoittaja on tuottavuusaktivisti ja tietokirjailija Reino Myllymäki, joka toimii myös IT Forumin puheenjohtajana ja Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsenenä. Hänen vuonna 2017 julkistettu kirjansa Tehokuus ensin! on saatavissa mm. Ketterät Kirjat Oy:n verkkokaupasta.

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: tietohallinto, it-palvelut, tehokkuus, asiakasyhteistyö, yhteenlinjaaminen

Kohti parempaa IT:n ja liiketoiminnan yhteistyötä. Osa 3/4: Katse asiakkaaseen päin!

Maanantai 25.3.2019 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

Tehokkuus_ensin_2_720x405_px.jpg

Tykkäämme tehokkaista palvelutoimittajista, eikö totta? Pahoitamme kovasti mielemme, jos sähköposti ei kulje, tietoliikenne pätkii, tulostimet eivät tulosta ja niin edelleen. Mutta jos edellämainittu ja muutkin perusasiat toimivat, voidaan keskustella palvelutoimittajan kanssa jo muistakin asioista kuin häiriöistä ja toimimattomuuksista.

Tässä yhteydessä on pakko todeta, että ei se asiakaskaan aina palveluntoimittajan näkökulmasta reilu ole. Kokemukset esimerkiksi huonoista IT-palveluista kannetaan mukana firmasta toiseen, jolloin ne eivät edes liity nykyiseen palvelutoimittajaan. Toisaalta pitkään samassa talossa työskennelleet eivät välttämättä osaa vertailla asioita oikein, eivätkä aina tiedä ylimmän johdon asettamista kustannuspaineistakaan. Vertailu nirvanaan voi olla aika epäreilua.

Lisäksi on muistettava propagandan myöhäisvaikutus. Vaikka kuinka mittaustulokset osoittaisivat myönteisestä kehityksestä ja hyvistä tuloksista, organisaation yleinen mielipide asioista jatkaa vanhalla uralla. Hyvin hitaasti mielipiteet alkavat muuttua. Muuttumista ei kannata jäädä odottamaan, vaan kehitystä on jatkettava.

Seuraava kehityskohde on palveluorganisaatiosi rajapinnat - rajapinta omistajiin tai konsernin johtoon, rajapinta omiin toimittajiin sekä mikä tärkeintä, rajapinnat käyttäjäasiakkaisiin ja liiketoimintayksiköihin.

Käyttäjäasiakasrajapinnan paras käytäntö on Help Desk, jota myös Contact Centeriksi tai Service Deskiksi kutsutaan. Toiminto on palveluyksikön hermokeskus, johon yhteyttä ottamalla oma ongelma lähtee ratkeamaan. Hermokeskukseksi kutsun sitä siksi, että se tietää, millaisia ongelmia organisaatiolla kulloinkin on ja siksi sillä on hyvät mahdollisuudet reagoida niihin.

Toinen ja yhtä tärkeä toiminto on tuo liiketoimintarajapinta, jonka paras käytäntö on Business Relationship Management. Laitetaan avainhenkilöitä hoitamaan suhteita palveluyksikön ja eri liiketoiminta-asiakkaiden kanssa.

Palveluyksikön sisäinen organisointi on toki tämän jälkeen tehtävä tukemaan näitä rajapintoja palvelevia prosesseja. Ja samaan syssyyn on alettava kehittämään organisaation osaamista ja todennäköisesti myös rekrytoitava uusia voimia muuttuneisiin haasteisiin. Sekin on osattava tehdä oikein.

Jo aikaisemmin tehtäväluettelossa oli palveluluettelon (Sevice Catalog) laadinta. Nyt hommaa on jatkettava sen suhteen kahdesta suunnasta: on tehtävä - ensin vaikka sisäinen - palvelulupaus jokaiselle palvelulle. Ja on saatava kustannusvastaavuus palveluille eli käytännössä jokaiselle palvelulle hinta. Ja koko homman orkesteroinnin suhteen tärkeät linjaukset, periaatteet ja valinnat ovat koottava yhteen. Siihen tarvitaan kokonaisarkkitehtuurityötä. Helposta asiasta tässäkään yhteydessä ei ole kysymys, sillä tehokäyttöön kokonaisarkkitehtuuri saadaan vasta, kun siitä on tehty koko yrityksen tai konsernin kehittämisen selkäranka. Ja silloin se ei enää kuulu yhden palveluyksikön vastuulle.

IT-palveluyksiköiden kannattaa vielä tiedostaa hallussaan olevan tiedon hyväksikäyttö koko organisaation kilpailutekijänä. Jos nämä kaikki rastit hoitaa hyvin, palveluyksiköstä on alkanut tulla jo merkittävä tuottavuus- ja kasvukumppani koko organisaatiolle. Ja sitten voi mennä vielä pidemmälle asiakasyhteistyössä.

Kirjoittaja on tuottavuusaktivisti ja tietokirjailija Reino Myllymäki, joka toimii myös IT Forumin puheenjohtajana ja Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsenenä. Hänen vuonna 2017 julkistettu kirjansa Tehokuus ensin! on saatavissa mm. Ketterät Kirjat Oy:n verkkokaupasta.

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: tietohallinto, it-palvelut, tehokkuus, asiakasyhteistyö, yhteenlinjaaminen

Kohti parempaa IT:n ja liiketoiminnan yhteistyötä. Osa 2/4: Tehokkuus ensin!

Tiistai 12.3.2019 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

Tehokkuus_ensin_720x405.jpg

Kun palveluyksikön perusasiat ovat kunnossa eli palveluyksikkö toimii ja tuottaa niitä peruspalveluja, joita asiakkaat kipeästi tarvitsevat, on saatu hetki aikaa, jonka voi käyttää joko laakereilla lepäämiseen tai yksikön tehokkuuden parantamiseen. Suosittelen lämpimästi jälkimmäistä.

Tärkeää on myös pitää aloite koko ajan omissa käsissä. Joskus seuraava askel on selkeä mutta usein etenemisvaihtoehtoja on useita. Silloin olennaista on tehdä laskelmia eri vaihtoehtojen kannattavuudesta. Näissä laskelmissa nykytila on aina yksi vaihtoehto. Laskelmat ovat osoitus siitä, että vaihtoehtoja on mietitty, vaikka pidättäydyttäisiinkin nykyisessä toimintatavassa. Laskelmat ovat suoja mielivaltaisia kehitystoimia vastaan.

Kehittämisen lähtökohta on hyvä ottaa selville. Kuinka tehokkaita olemme nyt ja jos mahdollista, miten vertaudumme muihin samantyyppisiin palveluyksikköihin? Koko organisaation IT-kustannusprosentti on yksi varsin yksinkertainen, joskin vain suuntaa-antava luku. IT-palvelujen TCO eli Total Cost of Ownership on toinen. Molempien lukujen huono puoli on siinä, että ne käsittelevät vain kustannuksia ja laatupuoli jää pimentoon. Sitä voi muuttaa rahaksi IT-ympäristön häiriöitä käsittelevällä käyttäjäkyselyllä.

Kolmas asia, jonka tässä vaiheessa haluan nostaa esiin, ovat tyytyväisyyskyselyt. Niistä pitäisi muodostua kattava kuva palveluyksikön kokonaistyytyväisyydestä: kuinka tyytyväisiä ovat käyttäjäasiakkaat, entä omistajat ja johto. Entä oma porukka? Mitkä ovat tyytymättömyyden aiheet, voiko mielipiteensä antaneiden kenttää segmentoida tarkemmin toimenpiteiden kohdistamiseksi tarkemmin.

Tyytyväisyystutkimusten ja TCO-tyyppisten kustannusrakennetutkimusten tulokset ovat mittaustuloksia ja mittaamisen ottaminen yhdeksi palveluyksikön johtamisen välineeksi on tiedolla johtamisen lähtökohta. Mittauksilla voidaan myös varmistaa, että toimenpiteet tuottavat haluttuja tuloksia eli kehitystyössä mennään eteenpäin.

Tässä vaiheessa on hyvä katsoa myös palveluyksikön tuotantokoneistoa. Onko organisaatiossa vapaamatkustajia, alisuoriutujia, työilmapiirin myrkyttäjiä tai muita sellaisia, joista on päästävä eroon, jotta koko yksikkö kehittyisi? Miten prosesseja voidaan parantaa, eikä ainoastaan tuotannon ja palvelujen, vaan myös johtamisen osalta? Mikä on tehokasta ja hyvää, mikä tehotonta ja huonoa?

Lopuksi vielä kaksi asiaa: palveluluettelon (service catalog) tekeminen kuuluu niihin perusasioihin, joihin myöhemmät kehitystoimet nojaavat. Mitä palveluja tuotamme ja kenelle? Mitä palvelut sisältävät ja maksavat? Onko palveluluettelon erittelytarkkuus sopiva, joudutaanko paljon tekemään sellaista erikoistyötä, joka ei sisälly millekään palvelulle?

Ja sitten vielä viestintä! Millaisia sidosryhmiä palveluorganisaatiolla on ja miten niille viestitään? Tässä yhteydessä kannattaa ottaa huomioon Osmo A. Wiion (1928-2013) lait inhimillisestä viestinnästä.

Tässä luetteloidut kehitystoimenpiteet ovat sellaisia, joita palveluyksikkö voi ja sen myös oletetaan tekevän itse. Jotkut niistä osoittautuvat helpoiksi, jotkut kipeitä ratkaisuja vaativiksi. Muista, että jos kaikki olisi helppoa, hommat olisi tehty jo. Sinua tarvitaan juuri siksi, että palveluyksikkö vaatii muutoksia ja niiden aikaansaamiseksi on tehtävä päätöksiä ja varmistettava, että oikeansuuntaisia muutoksia todella syntyy.

Kirjoittaja on tuottavuusaktivisti ja tietokirjailija Reino Myllymäki, joka toimii myös IT Forumin puheenjohtajana ja Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsenenä. Hänen vuonna 2017 julkistettu kirjansa Tehokuus ensin! on saatavissa mm. Ketterät Kirjat Oy:n verkkokaupasta.

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: tietohallinto, it-palvelut, tehokkuus, asiakasyhteistyö, yhteenlinjaaminen

Kohti parempaa IT:n ja liiketoiminnan yhteistyötä. Osa 1/4: Perusasiat kuntoon!

Perjantai 8.3.2019 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

Tehokkuus_ensin_720x405.jpg

Yksi itsenäni pitkäaikaisesti elähdyttäneistä tutkimuksista on Bain & Co:n 2000-luvulla tekemä IT Alignment Trap -tutkimus, joka osoitti, että tietohallinnon ja liiketoiminnan välinen läheinen yhteispeli saattaa tuottaa yritykselle hallaa, jos tietohallinto on tehoton. Siis mitä? Eikö yhteenlinjaaminen ja läheinen yhteistyö olekaan aina positiivisia asioita?

Eivät näytä olevan. Hirmu hyviä tuloksia saadaan, kun tietohallinto ja IT-palvelut ovat tehokkaita ja tekevät läheistä yhteistyötä liiketoiminnan kanssa. Hyviä tuloksia saadaan ilmankin tuota yhteistyötä, kunhan tietohallinto ja IT-palvelut ovat tehokkaita. Mutta tehottoman tietohallinnon läheinen yhteistyö liiketoiminnan kanssa on yhtä hyvä ystävä kuin sudenkuoppa tai musta surma.

Yritimme taannoin tutkia suomalaista tilannetta samoin perustein kuin amerikkalaiset aikananaan. Saimme tulokseksi, että jopa kolmannes yrityksistä saattaa olla tuossa sudenkuopassa, jossa tehoton tietohallinto tekee yhteistyötä liiketoiminnan kanssa. Tutkimuksen sanallisissa arvioissa moni epäili organisaatiotaan tuohon ansaan pudonneeksi.

Vuonna 2017 IT Forumin jäsenet valitsivat vuoden toiseksi teemaksi CIO Survival Kitin. Tämän teeman ympärillä käytyjen keskustelujen ja kyselyiden - sekä toki myös omien kokemuksieni pohjalta - kirjoitin kirjan Tehokkuus ensin! Palveluyksiköstä tuottavuus- ja kasvukumppaniksi. Kirja julkistettiin syyskuussa 2017 ja on yhtä ajankohtainen tänään kuin silloinkin.

Kirja kuvaa prosessin, jota kautta on mahdollista tehdä tietohallinnosta ja IT-palveluista organisaatiota aidosti hyödyttävä osa. Kirja jakaantuu kolmeen osaan sen mukaan, kuinka paljon tietohallinto ja IT-palvelut voivat tehdä toimintansa kehittämistä omin päin. Eli aloitetaan siitä, mikä kuuluu organisaatiossa kuin organisaatiossa sille itselleen: oman tekemisen kehittäminen. Ja päätetään siihen, missä ilman asiakkaan myötävaikutusta todellista kehitystä on vaikea saada aikaan.

Ihan ensimmäiseksi on kuitenkin saatava perusasiat kuntoon! Maitokaupassa on oltava maitoa tarjolla, huoltoasemalla bensaa ja dieseliä, kirjastossa kirjoja. Muuten asiakas menee muualle, eikä koskaan palaa. Sama koskee tietohallintoa ja IT-palveluja: asiakkaiden perustarpeet on ratkaistava ja ratkaisujen on toimittava tyydyttävästi, silloin kun niin on luvattu. Muu on vielä ekstraa tässä vaiheessa. Ja perustarpeet ovat niitä, joita ilman asiakas ei tule toimeen.

Palvelujen tekninen toimivuus on siis etusijalla, kakkostilalla tulee sitten palvelujen hinta. Usein kysymys on palveluista, joita ei hankita muualta, jolloin korkeaa hintaa siedetään - mutta ei loputtomiin. Perusasioiden kuntoonlaitto on kuitenkin hyvä alku. Siitä päästään eteenpäin.

Kirjoittaja on tuottavuusaktivisti ja tietokirjailija Reino Myllymäki, joka toimii myös IT Forumin puheenjohtajana ja Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsenenä. Hänen vuonna 2017 julkistettu kirjansa Tehokuus ensin! on saatavissa mm. Ketterät Kirjat Oy:n verkkokaupasta.

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: tietohallinto, it-palvelut, tehokkuus, asiakasyhteistyö, yhteenlinjaaminen

IT-asia se on vain

Torstai 1.3.2018 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

Johtoryhma_720x405.jpg

Viime kuukausien konsultointityöt palauttivat mieleen konkreettisella tasolla, että johtajille on edelleen olemassa "IT-asioita" ja sitten ilmeisesti myös "ei-IT-asioita". Viimeksi mainitut kuuluvat johdon vastuualueelle, ensimmäiset ei. Ne hoitaa joku muu, esimerkiksi tietohallintojohtaja tai -päällikkö. Tai IT-palvelutoimittaja.

"IT-asia" on koodisana. Se ei tarkoita kirjaimellisesti sitä, mitä siinä lukee. Termi tuli vastaan yleisöltä kerätessäni työelämässä käytössä olevia sanontoja 23.3. julkaistavaa kirjaa varten.

Jouduin siis miettimään tuon "IT-asian" merkitystä. Mitä tarkoitetaan, kun sanotaan, että jokin asia on "IT-asia". Onko se vähän kuin "johtamiskysymys", joka ei tarkoita sitä, että homma on kiinni vain siitä, että sitä aletaan johtaa, vaan sitä, että asia on mahdoton saada kuntoon.

Monesti "IT-asioiksi" nimetään liiketoiminnalle tärkeitä asioita, esimerkiksi liiketoimintaprosesseihin liittyviä asioita. Monesti myös asioita, joita on mahdotonta toteuttaa ilman liiketoiminnan vahvaa myötävaikutusta. Nyt kun moni liiketoiminta kirjaimellisesti perustuu tietotekniikkaan ja sen häiriöttömään toimimiseen, luulisi "IT-asioiden" muuttuvan liiketoiminnan asioiksi.

Pohdittuani asiaa päädyin määrittelemään "IT-asian" seuraavasti: "Tietotekniikan hyödyntämiseen liittyvä asia, joka ei kuulu termin käyttäjän osaamisalueelle." Kysymys ei siis ole ollenkaan siitä, onko asia puhdas IT-asia vai liiketoimintaan liittyvä, vaan siitä mitä termiä käyttävä johtaja osaa tai mistä asioista keskustelemisen hän kokee luontevaksi. Jos tietotekniikka tuntuu vieraalta, se siirretään pois johtamisen alueelta.

Seuraukset ovat oikeasti hirveät sekä organisaation että tietohallintojohdon kannalta: Tietohallintojohto käyttää kaikki henkilökohtaiset hurmauskeinonsa saadakseen tietotekniikan mahdollistamien toimintatapamuutosten vaatimat liiketoimintamuutokset tehtyä ilman minkäänlaista mandaattia liiketoiminnan puolella. Ja kun muutokset jäävät lähes aina puolitiehen, todellista hyötyä IT-investoinneista ei saada.

Kun jokin asia nimetään "IT-asiaksi", se kertoo enemmän nimeäjästä kuin asiasta itsestään. Tietotekniikka ei ole suinkaan aina yrityshallintoon liittyvä asia, joka saa tällaisen kohtelun.

Kirjat Sano se selvästi! Muutosjohtamisen opas ja Pöhinää? Työelämän oikein ja väärin ymmärretyt sanonnat julkistetaan veloituksettomassa webinaarissa perjantaina 23.3.2018 klo 8.10-8.50. Lue lisää ja hyödynnä julkaisupäivän tarjoukset!

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: johtaminen, kehittäminen, IT, tietotekniikka, digitalisaatio, tietohallinto, toimitusjohtaja

Minne matkalla, CIO?

Keskiviikko 7.2.2018 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

CIO_720x405.jpg

Pitkään on irvailtu siitä, että CIO on lyhenne sanoista "Career Is Over" - "Ura on ohi". Vaan siirryimmekö 1.2.2018 tässä asiassa uuteen vaiheeseen? Viime viikon torstaina nimittäin Verohallinnon tietohallintojohtaja Markku Heikura nimitettiin Verhohallinnon pääjohtajaksi.

Minään suurta kohua nimityksestä ei nähdäkseni ole seurannut, vaikka asiaa onkin uutisoitu vilkkaasti. Tuskin asiaan mitään suurta dramatiikkaa sisältyykään; verohallinto on tietointensiivinen virasto ja sen tietohallintojohtaja tuntee viraston prosessit ja tietotekniikan hyödyntämismahdollisuudet jos kuka.

Tuoreessa Tivi-lehdessä (tammikuu 2018, s. 60-61) toimittaja Annika Korpimies haastatteli Baronan tietohallintojohtaja Mikael Nuotiota, joka on vaihtanut yrittäjyyden tietohallintojuuteen. Hän sanoi jutussa: "CIO:n työ ei paljoa eroa toimitusjohtajan tehtävästä. Moderni CIO hoitaa samanlaisia koko liiketoimintaan ulottuvia asioita kuin toimitusjohtakin".

Siinä se tuli. Sekä toimitusjohtajan, tietohallintojohtajan että talousjohtajan tehtävät ovat samankaltaisia näköalapaikkoja organisaatioon. On ajateltava kokonaisuutta ja on toimittava koko organisaation parhaaksi. Kun vielä tähän sisällytetään kyky soveltaa tietotekniikkaa organisaation kehittämiseksi, a vot!

Näemmekö siis tulevaisuudessa yhä useamman CIO:n siirtymisen toimitusjohtajaksi? Näemme!

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: johtaminen, kehittäminen, IT, tietotekniikka, digitalisaatio, tietohallinto, toimitusjohtaja

Career Isn't Over

Keskiviikko 20.5.2015 - Reino Myllymäki

Ovat vitsailleet, että CIO (Chief Information Officer, tietohallintojohtaja) tarkoittaakin, että Career Is Over. Menin sanomaan tämän ICTexpossa kollega Tapio Järvenpäälle, joka kertoi aikaisemmin kuulemattomansa määritelmän puheessaan koko yleisölle. Kertoi kuulleensa Reinolta. Näköjään olen guruuntumassa, jos kerran pelkällä etunimellä tunnetaan.

Takavuosina tietohallintojohtajalla ei todellakaan ollut uraa eteenpäin, siitä vitsailu urapolun loppumisesta. On myös epäilty ihan merkittävien tutkimuslaitostenkin analysoimana, että tokko tietohallintojohtajaa tarvita enää. Tiedot tietohallintojohtajan poismenosta ovat kuitenkin ennenaikaisia.

Olemme tietoyhteiskunnassa siirtyneet vaiheeseen, jossa tietointensiivisyys kasvaa nopeammin kuin koskaan. Organisaatioiden toiminnankehityshankkeet ovat erittäin "IT-pitoisia" eli tietotekniikkaa hyödyntämällä etsitään tehokkuushyötyjä.

Tällaisessa tilanteessa hyvät tietohallintojohtajat ovat kullan arvoisia! Heitä tarvitaan nykyisissä tehtävissä tukemaan yritysjohtoa tietotekniikan hyväksikäytössä. Heitä tarvitaan myös organisaatioiden kehitysjohtajiksi ja suurten kehitysohjelmien vetäjiksi.

Tietotekniikan ja tietohallinnon lainalaisuudet hyvin osaaville johtajille tulee olemaan hyvin kysyntää. Siis semmoisille, jotka ihan oikeasti tietävät, miten tietotekniikkaa hyödyntämällä saadaan aikaan toimitatapahyötyjä, ja jotka osaavat kommunikoida sekä yritysjohdon että organissation syvien rivien kanssa.

Career Isn't Over.

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: johtaminen, tietohallinto, IT, kehittäminen, ammattimentorointi, CIO

Mitä sitä tulikaan tehtyä?

Perjantai 17.4.2015 - Reino Myllymäki

Anteeksi! Se tapahtui vahingossa. En huomannut yhtään! Olisi varmaan pitänyt tajuta, mutta olin niin innoissani, että en...

Piti kirjoittaa vain kirja tietohallinnon ja IT-palvelujen organisoinnista. Laittaa se kaikki kansien väliin, mitä olen asiasta 20 vuoden aikana oppinut. Ja niin luulin tekevänikin.

Pitihän kirjalla jonkinlainen ryhmittely olla. Siksi jaoin kirjan viiteen osaan. Ensin kirjoittelin niistä yritystasoisista ja suuremmistakin ilmiöistä, jotka vaikuttavat tietohallinnon organisointiin. Hajautuksesta ja keskityksestä, synergiaetujen tavoittelusta ja odotuksista IT:lle.

Sitten kirjoitin rajapinnoista. Koska tuo rajapintamalli taitaa olla oma keksintöni, jaon rajapintojen esittelyn omaksi osuudekseen ja rajapintojen organisoinnin omakseen. Rajapinnat ovat ne, jotka näkyvät ulkopuolisille, siis asiakkaille, johdolle ja toimittajille.

Vasta neljäntenä osa-alueena esittelin erilaiset yksi- ja useampiulotteiset organisointitavat. Periaatteessa tämä osa-alue on jo tietohallinnon sisäinen asia, jonka ei pitäisi näkyä ulos muuten kuin tehokkuutena.

Viidentenä osa-alueena esittelin organisoinnin erityiskysymykset, joista ensimmäinen voi olla organisoinnin kannalta avainkysymys: mistä niitä jhyviä johtajia saa.

Kirja piti kirjoittaa ainoastaan mutta julkistustapahtuman kalvoja tehdessäni huomasin, että tulikin kehitettyä menetelmä. Samantapaisia löytyy todennäköisesti maailmalta mutta koska tuo rajapintamalli lienee oma keksintöni, tämä menetelmä taitaa olla nyt sitten ikioma.

Tietohallinnon organisointikoulutustakin voisi järjestää. Onko kysyntää?

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: tietohallinto, IT, organisointi, yritysstrategia, yritystyyli, johtamisjärjestelmä, ammattimentorointi

Digitalisaatio tulee - voiko kukaan olla valmis?

Perjantai 27.2.2015 - Reino Myllymäki

Televisiossakin pyörii päivittäin mainos - en muista minkä IT-palvelutalon - joka kertoo, että digitalisaatio on tulossa. Mutta mistä on kysymys?

Digitalisaatiossa tieto muuttuu digitaaliseksi. Historiallinen, usein erilaisissa kirjoissa ja kansissa oleva, tieto muuttuu digitaaliseksi hitaasti mutta varmasti erilaisten digitointiprosessien seurauksena. Kirkonkirjat on aikanaan mikrofilmattu, myöhemmin niitä on muutettu suoraan digitaaliseen muotoon ihmissilmien, -aivojen ja -sormien yhteispelinä tehdyn tulkkauksen avulla tai yksinkertaisesti vain skannaamalla mikrofilmit digikuviksi. Vanhoja kirjoja muutetaan sähköiseen muotoon skannaamalla. Uutta digitaalista tietoa syntyy jatkuvasti kasvavassa määrin. Suurin osa ihmiskunnan koskaan tuottamasta tiedosta on jo digitaalista.

Eikä tässä vielä kaikki. Merkittävä osa tietotyöstä on digitalisaation myötä siirtymässä verkkoon. Verkon kautta sitä voidaan tehdä paikkariippumattomasti, sitä voidaan keskittää, hajauttaa tai ostaa alihankintana.

Tietotyöläisiä on Suomessa paljon. Paljon enemmän kuin kuvitellaankaan. Lääkäri on tietotyöläinen yhtä hyvin kuin terveysaseman vastaanottovirkailijakin. Rakennustyömaan mittamies, työmaatoimiston hoitaja ja työmaainsinööri ovat tietotyöläisiä. Suunnittelija on tietotyöläinen, samoin isännöitsijä. Ja niin edelleen. Ja nämä työt tai niistä ainakin osa on siirtymässä verkkoon.

Digitalisaatio on itse asiassa samantapainen vaihe tietotekniikan hyväksikäyttöä kuin se, mitä edellisen yleiskäyttöisen teknologian - sähkön - osalta koettiin 1930-luvulla. Opittiin, että sähköä pitää hyödyntää sille ominaisella tavalla ja luopua hyödyntämästä sitä vesi- tai höyryvoiman tapaan. Sähkölaitosten perustamisesta tähän vaiheeseen ehti kulua 40 vuotta. Sähkön aiheuttamasta tuottavuuskasvusta peräti 70 % saatiin sähkön toimintatapoja muuttavan vaikutuksen avulla.

Tietokoneet yleistyivät yrityksissä 1970- ja 1980-luvuilla. Siirtyminen tietotekniikan hyödyntämisessä kolmanteen vaiheeseen saattaa siis hyvinkin tulla 40 vuoden kuluttua teknologian yleistymisestä. Jos näin on, tulemme keräämään tietotekniikan suurimmat hyödyt vasta lähivuosikymmeninä. Hyödyt eivät tule itsestään; niiden eteen on tehtävä töitä.

Digitalisaation idea on siinä, että tietotekniikkaa sovelletaan sille ominaisella tavalla osin unohtaen entiset manuaaliprosessit ja ideoimalla, miten prosessi tehtäisiin niin kuin se tietotekniikalla parhaiten onnistuu. Todennäköisesti se ei tule onnistumaan nykyisillä johtamistavoilla.

Johtamisen muutos tulee koskemaan liiketoiminnan ja IT-väen yhteistyötä. Ei voida enää lähteä siitä, että IT-strategia on jonkinlainen liiketoimintastrategian tietotekninen toimeenpanosuunnitelma ja että kaikki fiksut asiat keksitään liiketoiminnassa. Tai että IT:n pitää sopeutua liiketoiminnan vaatimuksiin. Ei, edessä on vaihe, joka vaatii sekä liiketoiminnan kehittäjiltä ja johtajilta että IT-väeltä tasa-arvoista ja toisiaan kunnioittavaa yhteistyötä.

Ei mennä kuitenkaan sitten samaan halpaan, johon osa porukasta meni vuosituhannen vaihteessa. Silloinhan syntyi ns. uuden talouden yrityksiä, joiden piti menestyä päinvastoin kuin vanhan talouden yritysten eli esimerkiksi savupiipputeollisuuden. Syntyi IT-kupla, joka puhkesi muistaakseni vuonna 2001.

Vaikka digitalisaatiosta puhutaan, ei kaikki muutu digitaaliseksi. Ruoka on ruokaa, viina viinaa ja betoni betonia. Niidenkin tuotantoon, logistiikkaan ja myyntiin saadaan digitalisaation avulla uutta tehoa mutta digitaaliseksi ne eivät itsessään muutu. Tarvitaan edelleen maanviljelijöitä, kampaajia, hierojia, hammaslääkäreitä ja monia muita käden taitajia.

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: tietotekniikka, IT, tietojohtaminen, tietohallinto, tuottavuus, digitalisaatio, ammattimentorointi

Voiko tietohallinnon organisoinnista inspiroitua?

Perjantai 20.2.2015 - Reino Myllymäki

Siitä alkaen, kun ryhdyin tietohallintopäälliköksi vuodenvaihteessa 1995-1996, olen joutunut sekaantumaan tietohallinnon organisointiasioihin. Tutkimusta tuosta aiheesta on tehty vähän ja kirjallisuus on olematonta.

HKKK:n professori Markku Sääksjärvi teki asian eteen jotakin, mutta hän jäi eläkkeelle jo 2006. Noihin aikoihin löysin lupaavaa materiaalia Gartnerilta ja useimpien mielenkiintoisten seminaariesitysten tekijä oli John Mahoney. Oman osuuteni tietohallinnon organisoinnin tutkimuksen taivaalle tein ohjaamalla Sara Jahkosen diplomityön 2006-2008. Samassa yhteydessä - ja myöhemminkin - minulle ehdotettiin väitöskirjan tekoa, mutta siitä ei aikaan toistaiseksi ole tullut mitään.

Huomasin kerran, että tietohallinnon organisointia opetettiin ammattikorkeakoulussa kokonaisarkkitehtuuri-kirjalla. Ei ihme, että opiskelijoiden organisaatioista tuli teknologiapohjaisiksi. Sellaisiksi, joita jo kymmenen vuotta sitten John Mahoney kutsui "kulttuuriperinnöksi".

No, nyt sain inspiraation koota yhteen kaikki se, minkä tietohallinnon organisoinnista tiedän. Ja pusertaa lopputulos järkevässä muodossa paperille.

Kun sain inspiraation, tein alta ensin pois muutaman kiireellisemmän jutun. Sen enempää en uskaltanut aloittamista siirtää. Inspiraatio on näet katoavaista eikä puolivalmis kirja ole paljon minkään arvoinen.

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: tietohallinto, IT, organisointi, yritysstrategia, yritystyyli, johtamisjärjestelmä, ammattimentorointi

Näköalapaikalla vai sivuraiteella?

Keskiviikko 18.2.2015 - Reino Myllymäki

Englannin kielen termi "alignment" saa suomen kielessä "yhteenlinjaamisesta" huonon vastineen. Samasta asiasta on kyse mutta yhteenlinjaaminen on vain paljon vähemmän kätevä termi.

Tietohallinnon johtamisessa puhutaan paljon "alignmentista" ja "alignment trapista". Viimeksi mainittu epätoivottu tila - yhteenlinjaamisen ansa - syntyy, kun tehoton tietohallinto ryhtyy tekemään syvällistä yhteistyötä liiketoiminnan kanssa. Tilanne voi syntyä siten, että liiketoimintajohdosta tulee suuria paineita edistää asioita tietotekniikkapitoisten projektien kautta mutta liiketoiminnalla ei ole valinnan mahdollisuutta sen suhteen, kenen kanssa se joutuu tekemään yhteistyötä.

Yhteenlinjaaminen ei siis ole pelkästään myönteinen asia. Sivuraiteelle joutuminen on puolestaan sekin negatiivinen asia. Tietohallinto voi joutua sivuraiteelle monesta syystä. Eräässä yrityksessä vuosituhannen vaihteen suuret projektit menivät siinä määrin mäkeen, että ylin johto alkoi pitää tietotekniikkaa ja -hallintoa vaarallisena asiana. IT ajettiin sivuraiteelle, raiteet katkaistiin ja ympärille kaivettiin vallihauta.

Tietohallintojohdon tehtävä on huolehtia IT-palvelujen tehokkuudesta. Tehokas tietohallinto on helpompi linjata yhteen liiketoiminnan kanssa kuin tehoton. Hyvä on mieluisampi kuin huono, eikö?

Vaikka tietohallintoja parjataan - eikä aina syyttä - on niillä kuitenkin paikkansa. Sama koskee tietohallintojohtajaa. Tietohallintojohtajan virka on näköalapaikka, josta näkee uskomattomalla tavalla koko organisaatioon. Ihan toisella tavalla kuin esimerkiksi divisioonien tai liiketoimintayksiköiden johdosta. Osasyy raiteiden erisuuntaisuuteen saattaakin olla, että tietohallintojohto katselee enemmän kokonaisuutta ja liiketoimintajohto omaa napaansa.

Näköalapaikkoja on muitakin: toimitusjohtaja, HR-johtaja, talousjohtaja ja viestintäjohtaja, esimerkiksi.

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: tietohallinto, CIO, liiketoiminta, yhteenlinjaamisen ansa, ammattimentorointi

Miltä tuntuisi, jos työvoimakustannusten vaadittaisiin olevan nolla?

Perjantai 13.2.2015 - Reino Myllymäki

Liiketoiminnan ja tietohallinnon välinen yhteistyö on viime vuosina kehittynyt oikeaan suuntaan. Vaikka kehitysharppaukset ovatkin organisaatiokohtaisia, yleisestikin ottaen pienikin oikean suuntainen kehitys vie asioita eteenpäin, kun tarkastelujaksoksi otetaan pidempi aika kuin yksi vuosi.

Silti löytyy asioita, jotka yhteistyössä mättävät sekä liiketoiminnan että tietohallinnon näkökulmista. Yritän nostaa lähiviikkoina muutaman kissan pöydälle näiden blogikirjoitusten kautta.

Moni tietohallintojohtaja kipuilee esimerkiksi IT-kustannusten kanssa. Liiketoiminta kun tahtoisi niiden olevan nolla.

Kun asiaa katsoo toisesta suunnasta, huomaa, että tietohallinnolla on tuskin yhtäkään sovellusta hoidossaan, joka olisi tietohallinnolle itselleen tarkoitettu. Kaikki tai lähes kaikki on suoraan tai epäsuoraan liiketoimintaa palvelevaa ja liiketoiminnan tarpeiden vuoksi hankittu, käyttöönotettu, ylläpidetty ja palveltu.

Yhä useamman yrityksen liiketoiminta makaa tietotekniikan varassa. Tietotekniikan päivittäisestä toimivuudesta ja edistyksellisyydestä on kiinni liiketoiminnan jatkuvuus suurelta osin. Kuinka moni vaatii jonkin muun vastaavan hyödykkeen olevan ilmaista? Olisihan se kivaa, jos esimerkiksi sähkö olisi ilmaista mutta katsoessaan vaikkapa kuvia ydinvoimalasta tai sähkönsiirtolinjoista toteaa, ettei se mitenkään voi olla.

Entä kuinka moni liiketoimintajohtaja sanoo HR-johtajalle, että työvoimakustannusten pitää olla nolla?

Näitä asioita on toki helppo pyöritellä ja tuskassa kieriskellä. Mutta mikä lääkkeeksi? Nostan esiin pari, joilla oman kokemukseni mukaan on saatu aikaan parannusta: palvelujen hinnoittelu ja kokonaisarkkitehtuurityö.

Kaikkien IT-kustannustusten selvittäminen ja niiden kohdistaminen palveluille helpottaa liiketoimintaa muodostamaan käsityksen siitä, mistä niiden tietotekniikkakustannukset muodostuvat. Huomio kohdistuu oikeisiin asioihin. Kokemukseni mukaan liiketoiminnan johtajat alkavat miettiä, mitä kaikkea liiketoiminta ihan oikeasti tarvitsee.

Kokonaisarkkitehtuurityöllä puolestaan paljastuu kaikki rinnakkaiset ja päällekkäiset ratkaisut, joista voi lähteä liikkeelle hedelmällisiä keskusteluja liiketoiminnan ja tietohallinnon kesken. Optimaalisessa arkkitehtuurissa kun ei ole samaa asiaa ratkaistu kuin kertaalleen.

Kokonaisarkkiitehtuuri on kuitenkin vaarallinen tai ainakin arveluttava sana. Se viittaa joidenkin mielestä liikaa tietotekniikkaan, vaikka oikeasti onkin organisaation kehittämisen väline. Joissain organisaatioissa on menestyksellisesti kokonaisarkkitehtuuri korvattu sanaparilla "periaatteet ja valinnat".

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: tietohallinto, liiketoiminta, yhteistyö, kokonaisarkkitehtuuri, IT-palvelu, hinnoittelu, ammattimentorointi

Kummallisia sanoja

Perjantai 23.1.2015 - Reino Myllymäki

Sain yhdessä Jari Ylisen kanssa syksyllä 2008 ylläpidettäväkseni Tietohallinnon johtamisen käsikirjan, jonka jako lukuihin ei ole meidän eikä edeltäjiemme keksimää vaan periytyy jostain vuodesta 2004. No, joka tapauksessa yhden luvun nimi on Liiketoimintalähtöinen IT-strategia.

Liiketoimintalähtöinen IT

Kun kirjoitin kaikki tuon luvun artikkelit keväällä 2012, ratsastin tuolla termillä "liiketoimintalähtöinen IT-strategia", osittain siksi, että se oli koko luvun nimi ja osittain siksi, että se tuntui muutoinkin hyvältä ajatukselta. Joskushan tehtiin itsenäisiä IT-strategioita, joiden linkki liiketoimintaan ja sen kehittämiseen oli vähäinen tai olematon. Kehitystä syntyi, kun saatiin tuosta IT-strategiasta liiketoimintalähtöinen. Hyvä juttu, vai?

No ei kokonaan. Liiketoimintalähtöinen IT-strategia tarkoittaa sitä, että liiketoiminta keksii asiat ja IT toteuttaa ne. IT-etiikkaseminaarissa kuultua "IT:n pitää sopeutua liiketoiminnan vaatimuksiin!" -lausahdusta kaikessa karmeudessaan olen siteerannutkin usein.

Liiketoiminnan ja IT:n "takaisinkytkentää" olen peräänkuuluttanut vuosia. Miten päästäisiin tilanteeseen, jossa IT:n mahdollistamat toimintatapamuutokset saataisiin liiketoiminnan strategioihin? Yksi keino on tehdä trendityötä ja ottaa sen tulokset käyttöön liiketoimintokohtaisen IT:n hyödyntämisstrategian teossa tai suoraan IT-strategian tai liiketoimintastrategian teossa. Yksi keino on Business Relationship Management -toiminnon perustaminen. Ja kolmas oli tietohallintotaustaisen kehitysjohtajan palkkaaminen. Sillä yksin liiketoiminnan "valopäiden" ts. innokkaiden nuorten johtajien varaan tätä kehitystä ei uskalla laskea.

Liiketoimintayhteistyö

Tästä asiasta keskustellessamme satuin avaamaan Tietohallintomalli-kirjan vuodelta 2012. Siinä on kokonainen luku liiketoimintayhteistyöstä. Luvun nimi jo osoittaa, että kirjanen - ja tietysti koko malli - on tehty tietohallinnon näkökulmasta. Tai siis: mallin tarkoitus on hallita organisaation tietohallintoasioita tietohallinnon sisäisestä näkökulmasta käsin.

Sillä jos tarkoitus olisi hallita organisaation tietohallintoasioita organisaation johdon näkökulmasta käsin, siinä lukisi "tietohallintoyhteistyö". Tai: "liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistyö" tai pelkästään: "yhteistyö". Mutta ei.

Lisäksi mallista puuttuu Business Relationship Management -näkökulma, joka löytyy sekä ITIListä että CobiTista. Puute ei paranna Tietohallintomallia suhteessa näihin, vaan päinvastoin. On ikävä havaita, että malli on latvasta laho varsinkin, kun sitä koulutetaan massiivisesti julkishallinnolle.

Palveluväylä

Virolaista X-Roadia kuvataan jonkinlaisena toimintoja yhteen kytkevänä tiedon valtatienä, jollainen se jossain määrin Virossa onkin. Viron X-Road käsittääkseni myös käy ronkkimassa tietoja suoraan tietokannoista.

Suomessa palveluväylän kuvaukset kuitenkin muistuttavat pilvessä olevaa tähtimäistä ratkaisua, jossa tähden sakaroista ollaan yhteydessä keskuspisteeseen tietoturvapalvelimien kautta. Tiedontuottajien tietokantoja ei mennä ronkkimaan suoraan vaan ne tuottavat tietopalveluja, joita voi kutsua väylän kautta. Palvelu on siis tavallaan väylän ulkopuolella.

Olisikin parempi, että Suomessa palveluväylää kutsuttaisiin X-Roadiksi, tuntemattomaksi tieksi.

Tämä blogikirjoitus on julkaistu ensimmäisen kerran ICT Leaders Finland ry:n blogissa 19.1.2015.

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: IT-strategia, liiketoimintastrategia, tetohallinto, tietohallintomalli, palveluväylä

Tietohallinnon liiketoimintajärjestelmät - vai: Liiketoiminnan tietojärjestelmät

Keskiviikko 3.12.2014 - Reino Myllymäki

Muistuma 1. Istun tietohallintopäällikkönä viestintäjohtajan koolle kutsumassa palaverissa, jossa paikalla myös pari ulkopuolisen palveluntarjoajan hemmoa. Olivat käyneet tutkimassa työnantajamme verkkosivuja ja löytäneet sieltä virheitä. Yrittivät tarjota palveluksiaan meille. Ilmoitin viestintäjohtajalle, että hän voi toki ostaa palveluja, jos hänellä on siihen rahaa. Teetin työn palkkaamillani kesäteekkareilla.

Muistuma 2. Asuntorakentamisen projektipäällikkö kysyi ruokasalissa, että voiko tietohallinto laittaa myytävistä asunnoista pohjakuvat yms. verkkosivuille. "Onnistuu", sanoin. Tuota seuranneessa keskustelussa kävi ilmi, että projektipäällikkö oli kuvitellut, että me tekisimme tuon materiaalin verkkosivuille. Sanoin, että hän voi pyytää tai tilata materiaalin siltä mainostoimistolta, joka tekee paperisetkin esitteet. Ja että hänellähän oli varaa siihen, koskapa hänellä oli rahaa painattaa kalliita paperisia esitteitäkin.

Muistuma 3. Pyysin eräältä palveluntarjoajalta erään nimikkeistön tietoteknisessä muodossa. Sain sen, joskin 3,5 tuuman levyke, jolla materiaali toimitettiin, pyydettiin lähettämään takaisin!

Muistumat ovat tosi vanhoja. Vanhalla työnantajallani on nykyään tuskin ketään, joka on sitä mieltä, että verkkosivujen kustannukset tai asuntojen markkinointimateriaalin kustannukset kuuluisivat tietohallinnolle. Asetelma on silti ajankohtainen monissa yrityksissä, joita olen ollut vuosien mittaan auttamassa. Kun media vaihtaa muotoaan fyysisestä tietotekniseksi, unohtuu helposti, että kustannusten maksaja on edelleen se sama, joka toiminnasta hyötyy. 

Yrityksen verkkosivut ja intranet ovat nähdäkseni yrityksen viestintäosaston - ellei peräti liiketoiminnan - liiketoimintajärjestelmiä. Tuotteiden esittelymateriaalin kustannuksista taas vastaa se liiketoiminta, joka tuotteita kauppaakin. Ja jos materiaalin voi lähettää paperisena pyytämättä mediaa käytön jälkeen takaisin niin miksi pyytää halpa tietotekninen media takaisin? Ja niin edelleen.

Silti monien peruskäyttäjien mielestä tietohallinto on vastuussa firman kaikista tietojärjestelmistä. Tiettyyn rajaan saakka onkin - tietohallinto vastaa, että järjestelmät toimivat niinkuin on sovittu. Tietohallinto voi kerätä palautetta järjestelmän kehittämiseksi mutta tehtävät toimenpiteet päättää liiketoiminta ja se maksaa myös kustannukset, joko suoraan tai kuukausiveloitusten kautta.

Tietohallinnolla on itse asiassa itseään varten hyvin vähän järjestelmiä. IT-projektitkin ovat liiketoimintaa joko suoraan tai epäsuorasti hyödyttäviä. Palvelimien tai sähköpostin versionvaihtoprojektikin on nähtävä liiketoimintaa epäsuorasti kustannusten säästön tai luotettavuuden tahi jatkuvuuden parantamisen kautta hyödyttävänä.

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: tietohallinto, liiketoiminta, IT, tietojärjestelmä, IT Governance, Application Portfolio, ammattimentorointi, johtaminen

Mieti mitä sanot!

Keskiviikko 17.9.2014 - Reino Myllymäki

Vanhempi mentorimme Jorma Vainikainen puhui otsikolla Miten ketterä projekti kytketään yrityksen hallintoon? CxO Academy Vantaan aamiaistilaisuudessa reilut kaksi vuotta sitten. Silloin hän kertoi scrum-projektinhallintamenetelmästä, johon liittyy englanninkielisiä termejä, kuten product backlog tai information radiator. Tapahtuman jälkeen kävin läpi palautteita, joista yhdessä luki aihetoiveiden yhteydessä, että "jotain muuta kuin tällaista IT-höpinää".

IT-höpinää? Scrum on projektinhallinnan ketterä menelmä, jota toki paljon tietoteknisten tuotteiden yhteydessä käytetään. Silti product backlogissa listataan yhtä hyvin materiaalisten kuin immateriaalisten tuotteiden kehittämistarpeita ja information radiatorissa esitellään yhtä hyvin materiaaliseen kuin immateriaaliseen tuotteeseen liittyvää tietoa.

Ilmesti nyt vain on niin, että uuteen asiaan liittyvän englanninkielisen termin uskotaan liittyvän tietotekniikkaan. Ja jotkut kuulijat näkevät punaista, kun kuulevat IT-termejä tai sellaisiksi uskomiaan sanoja.

Varsinkin Nokialla pitkään työskennelleet ovat omaksuneet suomen kieleensä niin paljon englanninkielisiä termejä, että puhuvat oikeastaan finglishiä. Sillähän tarkoitetaan suomen kielen variantteja, joihin englannin kieli on vaikuttanut voimakkaasti, sanoo Wikipedia.

Asia tuli mieleeni, kun kuuntelin Vuoden 2014 tietohallintojohtaja Kati Hagrosia Talentum Eventsin Information Management Summit! 2014 -tapahtumassa viime viikolla Messukeskuksessa. Kun Kati innostui, puheeseen sekoittui yhä enemmän sellaisia englannin kielestä väännettyjä sanoja, joita ei ollut kalvoilla ja joille löytyy helposti suomenkielinen vastine. Kuten vaikkapa plänätä, suunnitella.

Yleisohje tietohallinnolle sen viestiessä liiketoiminnalle on se, että IT-jargonia ja lyhenteitä kannattaa välttää. Mille tahansa esiintyjälle ohjeeni on, että kannattaa välttää englanninkielestä johdettuja termejä, koska ne tulkitaan helposti IT-jargoniksi. Osalla ihmisistä ja johtajista kun on taipumus sulkea korvansa, kun he kuulevat sanoja, jotka kuvittelevat IT-jargoniksi. Silloin viesti ei mene perille, ei edes eteenpäin.

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Tietotekniikka, tietohallinto, IT, jargon, finglish

Tietotekniikka muuttaa työntekoa - asenteissa parantamisen varaa?

Keskiviikko 20.8.2014 - Reino Myllymäki

Muistan joskus olleeni johtoryhmässä ainoa, jolla oli kannettava tietokone mukana ja auki. Se ei kaikkia miellyttänyt. Eikä miellytä edelleenkään.

Kannettava tietokone - ja varsinkin kilon painoinen läppäri, jollainen minulla on ollut vuodesta 2000 - on mainio vehje. Sillä voi tehdä muistiinpanoja, lukea asiakirjoja tulostamatta niitä paperille sekä selata kalenteria ja tehdä kalenterimerkintöjä. Nämähän kaikki ovat sellaisia, joita ihmiset tekevät kokouksessa, oli heillä mukana tietokone tai paperiset vastaavat välineet. 

Tietokone kriminalisoitiin, vaikka paperisten työkalujen käyttäjä saattoi hänkin tehdä kokouksen aikana mitä tahansa: kirjoittaa kirjeitä, miettiä muita asioita ja luonnostella niitä muistikirjaan tai vaikka miettiä ihan muita asioita. Ongelma taisi olla, että tietokone sähköposteineen sun muineen vie helposti omille teilleen, tekemään ihan muita asioita kuin kokousten seuraaminen ja niihin osallistuminen.

Niinpä äärimmilleen vietynä kokoukset, joihin osallistuu vaikkapa puolentusinaa IT-asiantuntijaa, ovat kokouksia, joissa on puolentusinaa läppäriä auki. Osanottajat näpräävät tietokoneitaan tehden kokouksen häiritsemiä päivätöitään tai ad hoc -hommia. Kokous ei edisty. Sama tilanne syntyy helposti verkkokokouksissa, joissa osanottajat ovat omissa työhuoneissaan ja vain ryhmätyökalujen avulla toisiinsa yhteydesäs.

Murroksesta on kysymys, sillä tietokone on yhä konkreettisempi osa työntekoamme. Neuvon, että kokousten yhteydessä sovittaisiin kannettaviin tietokoneisiin, tabletteihin ja älypuhelimiin koskevasta menettelystä. Joskus on näet olennaista, että keskitytään asiaan muiden asioiden häiritsemättä. Joskus on OK, että hätätilanteiden tapaiset ad hoc -hommat hoidetaan pois päiväjärjestyksestä. Joskus on Ok, että kokouksessa on osanottajia, jotka ovat fyysisesti paikalla mutta tekevät kokouksessa muita hommia. Niin ja verkkokokoukset... niitäkin on oltava.

Uuden näkökulman asiaan toi viime kesänä poikani. Toisessa tapauksessa häntä syytettiin "tietokoneella pelaamisesta", kun hän oli Skype:llä yhteydessä kavereihinsa. Ymmärsin häntä: tietokoneella pelaamisesta tuon logiikan mukaan voisi syyttää myös, kun lukee kirjettä tai puhuu puhelimeen.

Toisella kertaa hän tuli puhumaan siitä, että ei ymmärrä, miksi tietokoneella pelaamisen seuraamista pidetään jotenkin naurettavana. Logiikka oli ilmiselvä: seuraavathan ihmiset TV:nkin kautta toisten pelaamista, esimerkiksi jalkapalloa tai jääkiekkoa. Itse asiassa koko urheilu-TV ja urheilukisoissa käynti on viihdettä, jossa miljoonat seuraavat, kun yksi tai muutama tekee jotain. Itsekin katsoin TV:stä, kun Antti Ruuskanen heitti keihästä EM-kultaan oikeuttavan metrimäärän ja enemmänkin. Antti sen heitti, en minä.

Maailma muuttuu, Eskoseni, sanotaan. Tietokone on muuttanut ja muuttamassa elämäämme enemmän kuin arvaammekaan. Joudumme jatkuvasti sen takia mukavuusympyrämme ulkopuolelle emmekä huomaa, kuinka naurettavilta paperiaikaan perustuvat totutut tapamme ovat. Vaikka olemmekin tietoyhteiskunnassa, itseni ikäisten ihmisten arvot perustuvat teollisuusyhteiskuntaan ja vanhempieni ikäisten maatalousyhteiskuntaan - siinäpä sotkua!

Jotkin pelisäännöt kokousten yhteydessä selkiyttäisivät varmasti tilannetta yrityksissä. Toisaalta kaipaamme lisää keskustelua tietotekniikan hyödyntämisen vaikutuksista elämään. Siksi kirjoitin tämän.

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: tietotekniikan hyödyntäminen, IT, tietohallinto, johtaminen, kehittäminen, ammattimentorointi

Ei kuulu minulle...

Keskiviikko 26.2.2014 - Reino Myllymäki

Toimitusjohtaja toteaa henkilöstöjohtajalle: "Koska nuo henkilökunnan kehityskeskustelut ovat noita HR-juttuja, delegoin lähimpien alaisieni kehityskeskustelut sinulle. Raportoi sitten minulle, jos jotain erikoista tulee vastaan!"

Kuulostaako oudolta. Niin minustakin. Juuri tuollaista tarinaa ei koskaan ole tullut vastaan. Ehkä onneksi.

Mutta muutetaan tarinaa hiukan.

Toimitusjohtaja toteaa tietohallintojohtajalle: "Koska nuo toiminnanohjausjärjestelmäasiat ovat noita IT-juttuja, delegoin uuden ERP-järjestelmän käyttöönoton sinulle. Raportoi sitten minulle, jos jotain erikoista tulee vastaan!"

Kuulostiko tutummalta? Onko osunut kohdalle? Tuleeko vastaan onnistumisia vai ongelmia?

Tomi Dahlberg sanoi vuoden 2012 IT-barometrin julkistustilaisuudessa jokseenkin tarkasti näin: "Meillä ei ole osaamista hyödyntää teknologiaa. Ongelma ei ole IT-johdossa vaan siinä osassa liiketoimintajohtoa, joka on sitä mieltä, ettei IT-asiat sille kuulu.”

Olen Tomin kanssa samaa mieltä. Yritysten johdon pitää ottaa itseään niskasta kiinni ja kiinnostua aidosti tietotekniikan hyödyntämisen johtamisesta. Ja vaihtaa nykyinen kuluttaja-asenteensa tietotekniikkaa kohtaan yritysjohtaja-asenteeksi.

Menestyvät ovat jo tehneet niin.

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: tietotekniikka, tietohallinto, tietotekniikan hyödyntäminen, johtaminen, kilpailukyky, talouskasvu

Onko IT-projekti kuollut?

Maanantai 17.2.2014 - Reino Myllymäki

Muistan, kun Vuoden 2005 CIO:n Ismo Platanin sanomaksi jokin lehti pani ajatuksen, että IT-projekteja ei ole olemassa. On vain liiketoiminnan projekteja. Vastustin silloin ajatusta. Nyt myönnän, että Ismo oli oikeassa.

Itse asiassa tunnustin tuon viimeistään viime vuonna, kun kävin puhumassa muutosjohtamisesta ympäri Suomea. IT-projektit ovat usein tietohallinnolle delegoituja liiketoiminnan kehitysprojekteja. Saman sanoi kolumnissaan perjantain Tietoviikossa Tietotekniikan liiton toiminnanjohtaja Robert Serén.

Mitään ihmeellistä ei kuitenkaan niks naks tapahdu, jos julistamme yksioikoisesti kaikki IT-projektit liiketoiminnan kehitysprojekteiksi. Itse asiassa siitä ei ole edes kysymys.

Fokus liiketoiminnan kehittämiseen

Liiketoimintaa kehitetään usein projektimaisilla ponnistuksilla. Yleisen tietointensiivisyyden lisäännyttyä ja tietotekniikan toimintatapamuutoksia mahdollistavan luonteensa vuoksi vain yhä useampi - nyt jo lähes jokainen - liiketoiminnan kehitysprojekti sisältää vahvan panoksen tietotekniikkaa.

Liiketoiminnan kehitysprojekti voi olla tietojärjestelmän käyttöönottoprojekti tai se voi olla prosessien kehittämisprojekti. Yhtä kaikki, sellaista projektia ei voi enää oikein sälyttää tietohallinnon vastuulle, sillä koko homman idea on liiketoiminnan toimintatapamuutokset ja niiden tekemiseen tietohallinnon mandaatti on olematon. Tällaiset on liiketoiminnan omistettava ja liiketoiminnan vastuulla on myös projektien tulosten käyttöönoton edellyttämä muutosjohtaminen.

Se on sillä lailla, että muutoksia ei saada aikaan tietojärjestelmiä ostamalla vaan muutoksia johtamalla.

Kaikki tekeminen perusteltava liiketoiminnallisista lähtökohdista

Sitten on projekteja, joita on vaikea yht'äkkiä mieltää liiketoiminnan projekteiksi. Esimerkiksi jokin serverien käyttöjärjestelmän versionvaihtoprojekti voi olla semmoinen. Mikäs se tämmöinen projekti sitten on. No, olkoon sitten vaikka IT-projekti. Ei sillä ole väliä.

Sen sijaan väliä on sillä, että mielletään näiden IT-projektienkin tarve tulla perustelluksi liiketoiminnan lähtökohdista. Miksi käyttiksen versiota vaihdetaan? Siksi, että vanhaa ei tueta tai uusi on nopeampi ja häiriöttömämpi. Tuo ei ollut juurisyy. Juurisyy on se, että versionvaihdolla parannetaan liiketoiminnan tietojärjestelmien tai liiketoimintaa palvelevien IT-palvelujen luotettavuutta ja jatkuvuutta.

Siinäpä se. Hienoa! Enää eivät tietohallinnon IT-primadonnat voikaan saada sitä härpäkettä, joka toisessa yrityksessä olevalla kaverilla on, ellei osaa perustella härpäkkeen tarvetta liiketoiminnallisista lähtökohdista.

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: liiketoiminta, tietohallinto, IT, kehittäminen, johtaminen, ammattimentorointi

IT:n johtamisen ongelmat eivät ole IT- vaan johtamisongelmia

Perjantai 7.2.2014 - Reino Myllymäki

Vaikka olenkin koulutukseltani rakennus-DI, olen työskennellyt reippaat 25 vuotta tietotekniikan hyödyntämisen parissa. Olen ollut pienen ja ison organisaation tietohallintopäällikkönä ja -johtajana, asiakkaan puolen projektipäällikkönä tietojärjestelmäprojekteissa, liiketoiminnan kehittäjänä ja IT-palveluorganisaation johtajana. Muun muassa.

Olen nähnyt, miten tietojärjestelmien hyödyt vesitetään vaihtoehdottomilla näkemyksillä, huonolla tietotekniikan osaamisella, liiketoiminnan muutosjohtamisen puutteella, huonolla projektijohtamisella ja joskus pelkästään huonolla johtamisella. Ja olen nähnyt, kuinka IT-johtajat ja -osaston syyllistetään kaikesta tietotekniikkaan liittyvästä riippumatta siitä, onko asia ollut heidän vastuullaan vai ei.

Olen nähnyt, miten arkista liiketoiminnan kehittämisasiaa käsitellessä jotkin johtajat menevät ikäänkuin lukkoon, kun aletaan käsittelemään tietotekniikan hyödyntämistä liiketoiminnassa. He kääntävät aivonsa toiselle kanavalle, jossa mitään sisääntulevaa informaatiota ei ymmärretä - ei edes yritetä - koska kyseessä on "IT-asia". Joskus pelkästään englanninkielinen kalvo saattaa laukaista reaktion, vaikka kalvolla ei olisi mitään "IT-asiaa".

Olen itsekin ollut tuossa leikissä mukana. Kuvittelin joskus, että liiketoiminnan johtajien nuorentuminen auttaisi mutta petyin. Nyt olen itse 50-vuotias ja 25 vuotta tätä leikkiä riittää. Nyt sain tarpeekseni. Tästä lähtien käyttäydyn niin, että IT-asiat ovat normaaleja johtamisasioita.

Jos joku on sitä mieltä, että "IT-asiat" eivät kuulu hänelle, se olkoon hänen valintansa. Pity You! Onnea valitsemallasi tiellä!

Uskon itse vahvasti, että tietotekniikan hyödyntämisen seuraava vaihe on edessäpäin. Se edellyttää, että olemme aidosti kiinnostuneita niistä toimintatapamuutosten mahdollisuuksista, joita tietotekniikka koko ajan kehittyessään tarjoaa. Se tarkoittaa, että päätöksenteossa otetaan avarakatseisesti huomioon myös tietotekniikkaan syvällisesti perehtyneiden näkökulmat yhtä hyvin kuin tietotekniikan hyödyntämisen johtamiseen perehtyneiden, liiketoiminnan asiakastarpeet ymmärtävien ja liiketoiminnan lainalaisuuksien tuntijoidenkin näkökulmat.

Tietotekniikan mahdollisuuksien käyttöönotolla saamme aikaan uutta tehokkuutta, kilpailukykyä ja talouskasvua. Näitä Suomi ja sen organisaatiot tarvitsevat kipeästi.

Tietotekniikka- ja tietohallintoväelle tämä tuo haasteen: on lähestyttävä asioita liiketoimintalähtöisesti ja puhuttava liiketoiminnan kieltä. Tässä suhteessa olen nähnyt, kuinka tietohallintoväki on ottanut monia askeleita kohti liiketoimintaa - nyt on minusta ensisijassa liiketoiminnan vuoro ottaa lähestymisaskelia.

IT:n johtamisongelma on siis tästä lähtien johtamis- eikä IT-ongelma.

Blogikirjoitus on julkaistu ensimmäisen kerran 4.2.2014 kirjoittajan henkilökohtaisella sivustolla www.reinomyllymaki.fi.

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: tietotekniikka, tietohallinto, tietotekniikan hyödyntäminen, johtaminen, kilpailukyky, talouskasvu

IT:n kolme merkitystä

Maanantai 3.2.2014 - Reino Myllymäki

Mediaa seuratessani olen havainnut, että kirjainyhdistelmällä IT on (ilmatorjunnan lisäksi) kolme merkitystä. Vai mitä sanotte seuraavista?

  • "IT ei ymmärrä bisnestä"
  • "IT ei pelastanut talouskurimuksesta"
  • "IT ei pelannut, mutta palvelu pelasi".

Ensimmäisessä lainauksessa IT:llä tuskin tarkoitetaan informaatioteknologiaa (eli tietotekniikkaa) tai tietojärjestelmiä. Todennäköisesti se, joka ei bisnestä ymmärrä, on ihminen, siis IT-ihminen, IT-palvelujen tai tietohallinnon edustaja taikka IT-palvelut/tietohallinto kokonaisuutena.

Toisessa lainauksessa viitataan isompaan yritysryhmään, ehkäpä vaikka teollisuuden toimialaan. Silloin vastuu pelastuksen epäonnistumisesta tuskin on kellään ihmisellä taikka IT-yksiköllä eikä myöskään tietojärjestelmällä. Vastuu lienee informaatioteknologialla eli tietotekniikalla, jonka varaan oli laitettu toiveita uudenlaisesta kilpailukyvystä, jota ei tullut tai joka ei ehtinyt tehota.

Kolmannessa lainauksessa jälkimmäinen sivulause viittaa siihen, että kysymyksessä ei voi olla henkilö eikä oikein tietotekniikkakaan, vaan tietojärjestelmä. Todennäköisesti kassajärjestelmä oli jumissa mutta asiakas sai siita huolimatta palvelua.

Joskus samassa virkkeessäkin voidaan käyttää kirjainyhdistelmää eri merkityksessä: "Pattitilanne - liiketoiminta ei ymmärrä IT:tä ja IT ei ymmärrä liiketoimintaa".

Hukkaamme hirvittävästi energiaa, kun emme sano asioita selkeästi. Siispä ohjeeni on, että joka kerran, kun käytät kirjainyhdistelmää "IT", mieti missä merkityksessä käytät sitä. Sen jälkeen pohdi, voitko kirjoittaa niinkuin tarkoitat.

Blogikirjoitus on julkaistu ensimmäisen kerran sivustolla www.reinomyllymaki.fi keskiviikkona 29.1.2014.

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: tietotekniikka, tietohallinto, tietojärjestelmä, IT, johtaminen, ammattimentorointi

Vanhemmat kirjoitukset »